Consejo Tributario del IRS 2019-157SP, 7 de noviembre de 2019
El mantenimiento de archivos es una parte importante de llevar a cabo una peque?a empresa. Es m芍s, mantener buenos archivos ayuda a los negocios.
Aqu赤 hay algunas cosas que los due?os de peque?as empresas deben recordar acerca del mantenimiento de archivos.
- Buenos archivos ayudan a los due?os de negocios a:
- Monitorizar el progreso de su negocio
- Preparar sus estados financieros
- Identificar sus fuentes de ingresos
- Llevar archivos de gastos
- Preparar sus declaraciones de impuestos y comprobar las partidas en sus declaraciones de impuestos.
- Los due?os de peque?as empresas pueden elegir cualquier sistema de mantenimiento adecuado para su negocio. Ellos deben elegir uno que muestre claramente sus ingresos y gastos. Con excepci車n de algunos casos, la ley no requiere archivos espec赤ficos.
- El tiempo que un due?o debe mantener un registro depende de varios factores. Estos factores incluyen la acci車n, gasto, o evento que dicho documento registra. El IRS generalmente sugiere que los contribuyentes mantengan registros durante tres a?os.
- Un buen sistema de mantenimiento de archivos incluye un resumen de todas las transacciones comerciales. Los negocios por lo general registran estas transacciones en libros llamados libros de diario y libro mayor que los due?os de negocios pueden comprar en una tienda de suministros de oficina locales o los pueden mantener electr車nicamente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y arhivos impresos, tambi谷n se aplican a los archivos de negocios que se mantienen electr車nicamente.
- La responsabilidad de probar la informaci車n en las declaraciones de impuestos se conoce como carga de la prueba. Los due?os de peque?as empresas deben probar sus gastos para deducirlos.
- Los due?os de negocios deben mantener todos los archivos de impuestos de los empleados (en ingl谷s) durante al menos cuatro a?os.
- Las empresas que mantienen archivos en papel deben mantenerlos en un lugar seguro, preferiblemente bajo cerradura y llave, como un caj車n del escritorio o una caja fuerte.
- Las empresas que mantienen archivos electr車nicamente en una computadora siempre deben tener una copia de seguridad electr車nica, en caso de que el disco duro falle.