Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye un resumen de las transacciones de su negocio. Las transacciones del negocio se resumen normalmente en libros llamados libros de diario y libro mayor. Puede comprarlos en su papeler赤a o tienda de suministros de oficina locales.
Un libro de diario es un libro donde registra cada transacci車n del negocio mostrada en sus documentos comprobantes. Puede que tenga que mantener libros de diarios separados para las transacciones que ocurran con frecuencia.
Un libro mayor es un libro que contiene los totales de todos sus libros de diarios. Se organiza en diferentes cuentas.
Registros electr車nicos: Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos, tambi谷n se aplican a los registros de negocios que se mantienen utilizando software de contabilidad electr車nica, software de punto de venta, software financiero, o cualquier otro sistema de registros electr車nicos. El sistema electr車nico tiene que proporcionar un registro completo y exacto de sus datos que sea asequible para el IRS.
El mantener sus libros de diarios o libros mayores ya sea en papel o electr車nicos y c車mo mantenerlos, depende del tipo de negocio que usted tenga. Por ejemplo, un sistema de mantenimiento de registros para un peque?o negocio podr赤a incluir los siguientes elementos:
- Chequera del negocio
- Resumen diario y mensual de los recibos en efectivo
- Libro de diario de desembolsos en cheques
- Hoja de c芍lculo de la depreciaci車n
- Registros de las compensaciones de empleados
Nota: El sistema que utilice para registrar las transacciones del negocio ser芍 m芍s efectivo si sigue buenas pr芍cticas de mantenimiento de registros. Por ejemplo, registre los gastos cuando 谷stos ocurran e identifique las fuentes de ingresos. En general, es mejor registrar las transacciones a diario. Para obtener informaci車n adicional sobre c車mo registrar las transacciones de su negocio, consulte la Publicaci車n 583, C車mo iniciar un negocio y mantenimiento de registros (en ingl谷s).