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- Formulario W-4 del 2020, Certificado de Retenciones del Empleado
- Formulario W-4 anterior del 2019, Certificado de Retenciones del Empleado
Formulario W-4 del 2020, Certificado de Retenciones del Empleado
P1. Si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s) determina que un empleado no tiene suficiente retenci車n de impuestos sobre los ingresos federales ?qu谷 se le pedir芍 a un empleador que haga?
R1. Si el IRS determina que un empleado no tiene suficiente retenci車n de impuestos sobre los ingresos federales, le notificaremos para aumentar la cantidad de retenci車n de impuestos mediante la emisi車n de una carta de "fijaci車n de retenciones" que especifica el acuerdo de retenci車n permitido para el empleado. Tambi谷n recibir芍 una copia para el empleado que identifica el acuerdo de retenci車n permitido y el proceso por el cual el empleado puede proporcionar informaci車n adicional al IRS para los fines de determinar el acuerdo de retenci車n apropiado. Si el empleado sigue trabajando para usted, debe proporcionar la copia del empleado al empleado. Si el empleado YA NO TRABAJA para usted, NO SE REQUIERE NINGUNA ACCI?N. Sin embargo, si el empleado debe volver a trabajar dentro de doce (12) meses, usted debe comenzar a retener el impuesto sobre el ingreso de los salarios del empleado basado en el acuerdo de retenci車n establecido en esta carta. El empleado tendr芍 un per赤odo de tiempo antes de que la tasa de fijaci車n de retenci車n sea efectiva para presentar para su aprobaci車n al IRS un nuevo Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, y una declaraci車n que respalde las reclamaciones hechas en el Formulario W-4 que disminuye la retenci車n federal del impuesto sobre los ingresos federales. El empleado debe enviar el Formulario W-4 y la declaraci車n de impuestos federales directamente a la oficina del IRS designada en la carta de fijaci車n de retenciones. Usted debe retener impuestos de acuerdo con la carta de fijaci車n de retenciones en la fecha especificada en la carta de fijaci車n, a menos que el IRS notifique lo contrario. Se le pedir芍 que tome esta acci車n no antes de los 60 d赤as calendario posteriores a la fecha de la carta de fijaci車n. Una vez que la tasa de fijaci車n de retenci車n es efectiva, un empleador no puede disminuir la retenci車n a menos que sea aprobada por el IRS.
P2. ?Significa esto que nuestro software necesitar芍 dos sistemas, uno para fijaci車n de retenciones antes de 2020 y otro para fijaci車n de retenciones despu谷s de 2019?
R2. No necesariamente. Se utilizar芍 el mismo conjunto de tablas de retenci車n para ambos c芍lculos de retenci車n. Estas tablas se pueden aplicar por separado a sistemas de fijaci車n de retenciones nuevos y antiguos. O bien, en lugar de tener dos sistemas separados, puede preferir utilizar un solo sistema basado en el Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, redise?ado. Para ello, introduzca los valores del paso 4(a) y 4(b) de la siguiente manera: 4(a) 每 12,900 para casados presentando conjuntamente (MFJ, por sus siglas en ingl谷s) u 8,600 para todas las dem芍s; y 4(b) - N迆mero de descuentos, seg迆n se especifica en la carta de cumplimiento de la retenci車n (WHC, por sus siglas en ingl谷s) multiplicada por 4,300. Para obtener informaci車n adicional consulte la Publicaci車n 15-T, M谷todos de retenci車n de impuestos federales, para Tablas de M谷todo Porcentual para Sistemas Automatizados de N車mina.
P3. Como empleador, despu谷s de fijar la retenci車n de un empleado basada en una carta de fijaci車n de retenci車n del IRS, ?qu谷 hago si recibo un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, revisado por parte del empleado?
R3. Si el Formulario W-4 revisado que recibi車 del empleado resulta en M?S retenciones de las especificadas en la carta de fijaci車n de retenciones, debe cumplir con el Formulario W-4. Si el Formulario W-4 revisado resulta en menos retenciones, usted debe retener en base a la carta de fijaci車n de retenciones. Motive al empleado a ponerse en contacto con el IRS para solicitar una modificaci車n de la fijaci車n de la retenci車n. Si la solicitud del empleado es aprobada, el IRS le notificar芍 que debe retener a una tasa espec赤fica.
P4. Como empleador que ha recibido una carta de modificaci車n (carta 2808C) del programa de cumplimiento de la retenci車n (WHC, por sus siglas en ingl谷s) ?debo esperar otros 60 d赤as para cambiar el estado civil para efectos de la declaraci車n seg迆n la carta de modificaci車n?
R4. No, la modificaci車n entra en vigor inmediatamente despu谷s de recibir la carta 2808C.
P5. Me han indicado que fije la retenci車n de un empleado. ?Qu谷 sucede si no fijo la retenci車n del empleado como se indica?
R5. Aquellos empleadores que no sigan las instrucciones de la fijaci車n de retenci車n del IRS ser芍n responsables de pagar la cantidad adicional de impuestos que deber赤an haber sido retenidos.
P6. Nuestros empleados pueden enviar o cambiar sus formularios W-4 en l赤nea. ?C車mo puedo evitar que cambien sus formularios W-4 despu谷s de que el IRS haya fijado las retenciones?
R6. Usted tendr芍 que fijar la retenci車n a los empleados que les ha sido fijada la retenci車n para que no utilicen el Formulario W-4 en el sistema en l赤nea para reducir sus retenciones.
P7. ?Qu谷 hago si un empleado me entrega un Formulario W-4 sustituto creado por el empleado?
R7. Los empleadores tienen que negarse a aceptar un formulario sustituto creado por un empleado y el empleado que presente dicho formulario ser芍 tratado como que no proporcion車 un Formulario W-4. En tal caso, debe informar al empleado que no aceptar芍 este formulario y ofrecer al empleado la oportunidad de completar un Formulario W-4 oficial o un Formulario W-4 sustituto creado por usted. Hasta que el empleado proporcione un nuevo Formulario W-4, el empleador debe retener al empleado como soltero(a) para efectos de la declaraci車n sin ajustes a la retenci車n; sin embargo, si un Formulario W-4 anterior est芍 en vigor para el empleado, el empleador debe continuar reteniendo basado en el Formulario W-4 anterior. Como empleador, un certificado de retenci車n sustituto creado por usted puede ser utilizado en lugar del Formulario W-4 oficial, si usted le proporciona al empleado todas las tablas, instrucciones y hojas de trabajo contenidas en el Formulario W-4 en vigor en ese momento.
P8. ?Qu谷 hago si un empleado me entrega un Formulario W-4 oficial del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s) que est芍 claramente alterado?
R8. Cualquier alteraci車n de un Formulario W-4 (por ejemplo, multas rayadas de la declaraci車n de perjurio por encima de la firma) har芍 que el Formulario W-4 sea inv芍lido. Si un empleador recibe un Formulario W-4 inv芍lido, se considerar芍 que el empleado no ha entregado un Formulario W-4; el empleador debe informar al empleado que el Formulario W-4 no es v芍lido y debe solicitar otro Formulario W-4 al empleado. Hasta que el empleado proporcione un nuevo Formulario W-4, el empleador debe retener al empleado como soltero(a) para efectos de la declaraci車n. Sin embargo, si un Formulario W-4 anterior est芍 en vigor para el empleado, el empleador debe continuar reteniendo en base al Formulario W-4 anterior.
P9. Escuch谷 que mi empleador ya no tiene que presentar rutinariamente los Formularios W-4 al Servicio de Impuesto Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s). ?C車mo me afectar芍 esto como empleado?
R9. No hay ning迆n cambio en el requisito de que los empleados tengan una retenci車n adecuada del impuesto sobre el ingreso de los impuestos federales. El Estimador de Retenci車n de Impuestos del IRS est芍 disponible para ayudar a los empleados a determinar la cantidad adecuada de la retenci車n de impuestos federales sobre los ingresos. Otro recurso 迆til, Publicaci車n 505, Retenci車n de Impuestos e Impuestos Estimados est芍 disponible en el sitio web del IRS o puede obtenerse llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Las personas que tienen una retenci車n insuficiente del impuesto federal sobre los ingresos est芍n sujetas a multas. El IRS har芍 un uso m芍s efectivo de la informaci車n contenida en sus registros junto con la informaci車n reportada en el Formulario W-2, Comprobante de Salarios y Retenci車n de Impuestos, para asegurar que los empleados tengan suficiente impuesto federal sobre los ingresos retenido.
P10. Como empleado, ?qu谷 sucede si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas in ingl谷s) determina que no tengo una retenci車n adecuada?
R10. El IRS puede ordenar a su empleador que retenga el impuesto federal sobre los ingresos a una tasa mayor para asegurarse de que usted tiene una retenci車n adecuada mediante la emisi車n de una carta de fijaci車n de retenci車n. En ese momento, su empleador debe ignorar cualquier Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, que disminuya la cantidad de retenci車n. Recibir芍 una copia de la carta de fijaci車n de retenci車n. Se le dar芍 un per赤odo de tiempo antes de que se ponga en vigor la tasa de fijaci車n para presentar para su aprobaci車n al IRS un nuevo Formulario W-4 y una declaraci車n que respalde las reclamaciones hechas en el Formulario W-4 que disminuir赤an su retenci車n del impuesto federal sobre los ingresos. Usted debe enviar el Formulario W-4 y la declaraci車n directamente a la direcci車n en la carta de fijaci車n de retenci車n. Una vez que se emite una carta de fijaci車n, no se le permitir芍 disminuir su retenci車n a menos que sea aprobado por el IRS.
P11. ?C車mo obtener la liberaci車n del Programa de Cumplimiento de Retenci車n?
R11: Usted tiene que continuar presentando declaraciones de impuestos y pagar los impuestos adeudados. Si cumple puntualmente con todas sus obligaciones de presentaci車n de declaraci車n y pago durante tres a?os consecutivos, puede solicitar la liberaci車n del Programa de Cumplimiento de Retenci車n.
Formulario W-4 anterior del 2019, Certificado de retenciones del empleado
P1. En el pasado, como empleador, se me exig赤a presentar todos los Formularios W-4 que reclamaban una exenci車n completa de retenci車n (cuando se esperaban regularmente 200 d車lares o m芍s en salarios semanales) o reclamaba m芍s de 10 descuentos. ?Qu谷 Formularios W-4 debo presentar al IRS?
R1. Los empleadores ya no est芍n obligados a enviar regularmente los Formularios W-4 al IRS. Sin embargo, en ciertas circunstancias, el IRS puede indicarle que env赤e copias de los Formularios W-4 para ciertos empleados con el fin de garantizar que los empleados tienen una retenci車n adecuada. Ahora se le exige que presente los Formularios W-4 al IRS solamente si se le indica hacerlo en un aviso por escrito o de acuerdo con los criterios especificados en una futura gu赤a publicada.
P2. Si un empleador ya no tiene que presentar los Formularios W-4 reclamando una exenci車n completa de la retenci車n o reclamando m芍s de 10 descuentos, ?c車mo determina el IRS la retenci車n adecuada?
R2. El IRS est芍 haciendo un uso m芍s efectivo de la informaci車n contenida en sus registros adem芍s de la informaci車n reportada en el Formulario W-2, Comprobante de Salarios y Retenci車n de Impuestos, para garantizar que los empleados tengan suficiente retenci車n de impuesto federales sobre los ingresos.
P3. Si el IRS determina que un empleado no tiene suficiente impuesto federal retenido, ?qu谷 se le pedir芍 a un empleador que haga?
R3. Si el IRS determina que un empleado no tiene suficiente retenci車n de impuestos, le notificaremos que aumente la cantidad de retenci車n de impuestos emitiendo una carta de "fijaci車n de retenci車n" que especifica el n迆mero m芍ximo de descuentos de retenci車n permitidas para el empleado. Usted tambi谷n recibir芍 una copia para el empleado que identifica el n迆mero m芍ximo de exenciones de retenci車n permitidas y el proceso por el cual el empleado puede proporcionar informaci車n adicional al IRS con el fin de determinar el n迆mero apropiado de exenciones de retenci車n. Si el empleado sigue trabajando para usted, debe proporcionar la copia del empleado al empleado. Si el empleado ya no trabaja para usted, NO SE REQUIERE NINGUNA ACCI?N EN ESTE MOMENTO. Sin embargo, si el empleado regresa a trabajar dentro de los doce (12) meses, usted debe comenzar a retener el impuesto sobre los ingresos de los salarios del empleado basado en la tasa de retenci車n establecida en esta carta. El empleado tendr芍 un per赤odo de tiempo antes de que la tasa de fijaci車n de retenci車n sea efectiva para presentar para su aprobaci車n al IRS un nuevo Formulario W-4 y una declaraci車n personal que respalde las reclamaciones hechas en el Formulario W-4 que disminuir赤a la retenci車n federal del impuesto sobre los ingresos. El empleado tiene que enviar el Formulario W-4 y la declaraci車n personal directamente a la oficina del IRS designada en la carta de fijaci車n de retenci車n. Usted debe retener impuestos de acuerdo con la carta de fijaci車n en la fecha especificada en la carta de fijaci車n, a menos que el IRS notifique lo contrario. Se le pedir芍 que tome esta acci車n no antes de 45 d赤as calendario despu谷s de la fecha de la carta de fijaci車n de retenci車n. Una vez que la tasa de fijaci車n de retenci車n es efectiva, un empleador no puede disminuir la retenci車n a menos que sea aprobada por el IRS.
P4. Como empleador, despu谷s de fijar la retenci車n de un empleado basado en la carta de fijaci車n de retenci車n del IRS, ?qu谷 hago si recibo un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, revisado del empleado?
R4. Despu谷s de recibir una carta de fijaci車n de retenci車n, debe ignorar cualquier Formulario W-4 que disminuya la cantidad de retenci車n. El empleado debe presentar para su aprobaci車n al IRS cualquier nuevo Formulario W-4 y una declaraci車n personal que respalde las reclamaciones hechas en el Formulario W-4 que disminuir赤a la retenci車n federal del impuesto sobre los ingresos. El empleado debe enviar el formulario W-4 y la declaraci車n personal directamente a la direcci車n en la carta de fijaci車n de retenci車n. El IRS le notificar芍 que debe retener a una tasa espec赤fica si la solicitud del empleado es aprobada. Sin embargo, si en cualquier momento el empleado presenta un Formulario W-4 que reclama un n迆mero de descuentos de retenci車n menor al n迆mero m芍ximo especificado en la carta de fijaci車n de retenci車n, el empleador debe aumentar la retenci車n mediante la retenci車n de impuestos basada en ese Formulario W-4.
P5. Como empleador que ha recibido una carta de modificaci車n (carta 2808C) del programa de cumplimiento de la retenci車n (WHC, por sus siglas en ingl谷s) ?debo esperar otros 60 d赤as para cambiar el estado civil para efectos de la declaraci車n y/o el n迆mero de descuentos seg迆n la carta de modificaci車n?
R5. No, las modificaciones del estado civil para efectos de la declaraci車n y/o el n迆mero de descuentos son efectivos inmediatamente despu谷s de recibir la carta 2808C.
P6. Me han indicado que fije la retenci車n de un empleado. ?Qu谷 sucede si no fijo la retenci車n del empleado como se indica?
R6. Aquellos empleadores que no sigan las instrucciones de fijaci車n de retenci車n del IRS ser芍n responsables de pagar la cantidad adicional de impuestos que deber赤an haber sido retenidos.
P7. Nuestros empleados pueden enviar o cambiar sus Formularios W-4, Certificado de Retenci車n del Empleado, en l赤nea. ?C車mo puedo evitar que cambien sus Formularios W-4 despu谷s de que el IRS haya fijado las retenciones?
R7. Usted tendr芍 que fijar la retenci車n a los empleados a los que les ha sido fijada la retenci車n para que no utilicen el Formulario W-4 en el sistema en l赤nea para reducir retenciones.
P8. ?Qu谷 debo hacer si un empleado presenta un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, v芍lido que parece estar reclamando una cantidad incorrecta de retenci車n?
R8. Usted debe retener el impuesto federal sobre los ingresos basado en los descuentos reclamados en el Formulario W-4. Pero, usted debe informar al empleado que el IRS puede revisar la retenci車n para asegurarse de que sea adecuada, y que el IRS puede indicarle, como empleador, que retenga el impuesto sobre los ingresos para el empleado a una cierta tasa de fijaci車n, si la revisi車n indica que la retenci車n del empleado es inadecuada. Una vez que esto ocurra, el empleado no podr芍 disminuir su retenci車n a menos que sea aprobado por el IRS.
P9. ?Qu谷 hago si un empleado me entrega un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, sustituto creado por el empleado?
R9. Los empleadores tienen que negarse a aceptar un formulario sustituto creado por un empleado y el empleado que presente dicho formulario ser芍 tratado como que no proporcion車 un Formulario W-4. En tal caso, debe informar al empleado que no aceptar芍 este formulario y ofrecer al empleado la oportunidad de completar un Formulario W-4 oficial o un Formulario W-4 sustituto creado por usted. Hasta que el empleado proporcione un nuevo Formulario W-4, el empleador debe retener al empleado como soltero(a) para efectos de la declaraci車n sin ajustes a la retenci車n; sin embargo, si un Formulario W-4 anterior est芍 en vigor para el empleado, el empleador debe continuar reteniendo basado en el Formulario W-4 anterior. Como empleador, un certificado de retenci車n sustituto creado por usted puede ser utilizado en lugar del Formulario W-4 oficial, si proporciona al empleado todas las tablas, instrucciones y hojas de trabajo contenidas en el Formulario W-4 en vigor en ese momento.
P10. ?Qu谷 hago si un empleado me entrega un Formulario W-4, Certificado de Retenci車n del Empleado, oficial del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s) que est芍 claramente alterado?
R10. Cualquier alteraci車n de un Formulario W-4 (por ejemplo, multas rayadas de la declaraci車n de perjurio por encima de la firma) har芍 que el Formulario W-4 sea inv芍lido. Si un empleador recibe un Formulario W-4 inv芍lido, se considerar芍 que el empleado no ha entregado un Formulario W-4; el empleador debe informar al empleado que el Formulario W-4 no es v芍lido, y debe solicitar otro Formulario W-4 al empleado. Hasta que el empleado presente un nuevo Formulario W-4, el empleador debe retener al empleado como soltero(a) para efectos de la declaraci車n. Sin embargo, si un Formulario W-4 anterior est芍 vigente para el empleado, el empleador debe continuar reteniendo en base al Formulario W-4 anterior.
P11. Escuch谷 que mi empleador ya no tiene que presentar rutinariamente los Formularios W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s). ?C車mo me afectar芍 esto como empleado?
R11. No hay ning迆n cambio en el requisito de que los empleados tengan una retenci車n adecuada del impuesto sobre los impuestos federales. El Estimador de Retenci車n de Impuestos del IRS est芍 disponible para ayudar a los empleados a determinar la cantidad adecuada de la retenci車n de impuestos federales sobre los ingresos. Otro recurso 迆til, Publicaci車n 505, Retenci車n de Impuestos e Impuestos Estimados, est芍 disponible en el sitio web del IRS o puede obtenerse llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Las personas que tienen una retenci車n insuficiente del impuesto federal sobre los ingresos est芍n sujetas a multas. El IRS har芍 un uso m芍s efectivo de la informaci車n contenida en sus registros junto con la informaci車n reportada en el Formulario W-2, Comprobante de Salarios y Retenci車n de Impuestos, para asegurar que los empleados tengan suficiente impuesto federal sobre los ingresos retenido.
P12. Como empleado, ?qu谷 sucede si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl谷s) determina que no tengo una retenci車n adecuada?
R12. El IRS puede indicarle a su empleador que retenga el impuesto federal sobre los ingresos a una tasa de fijaci車n mayor para asegurarse de que usted tiene una retenci車n adecuada mediante la emisi車n de una carta de fijaci車n de retenci車n. En ese momento, su empleador debe ignorar cualquier Formulario W-4 que disminuya la cantidad de retenci車n. Recibir芍 una copia de la carta de fijaci車n de retenci車n. Se le dar芍 un per赤odo de tiempo antes de que se ponga en vigor la tasa de fijaci車n para presentar para su aprobaci車n al IRS un nuevo Formulario W-4 y una declaraci車n que respalde las reclamaciones hechas en el Formulario W-4 que disminuir赤an su retenci車n del impuesto federal sobre los ingresos. Usted debe enviar el Formulario W-4 y la declaraci車n personal directamente a la direcci車n en la carta de fijaci車n de retenci車n. Una vez que se emite una carta de fijaci車n de retenci車n, no se le permitir芍 disminuir su retenci車n a menos que sea aprobado por el IRS.
P13.?Qu谷 pasa si no quiero presentar un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, a mi empleador?
R13. Su empleador est芍 obligado a retener el impuesto sobre los ingresos de su salario como si fuera soltero(a) para efectos de la declaraci車n con cero descuentos si no presenta un Formulario W-4.
P14. ?C車mo puede obtener la liberaci車n del Programa de Cumplimiento de Retenci車n?
R14. Usted tiene que continuar presentando declaraciones de impuestos y pagar los impuestos adeudados. Si cumple puntualmente con todas sus obligaciones de presentaci車n de declaraci車n de impuestos y pago durante tres a?os consecutivos, usted puede solicitar la liberaci車n del Programa de Cumplimiento de Retenci車n.